Privacyverklaring

Inleiding

Privacyverklaring van Ines Terstappen Maatwerk, eenmanszaak, gevestigd te Utrecht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 80193494. U vindt de meest recente versie op www.inesterstappen.eu. Deze versie is gemaakt op 5 september 2020.

Uw privacy is belangrijk. In deze privacyverklaring staat welke persoonsgegevens door Ines Terstappen Maatwerk worden verzameld en/of verwerkt, met welke reden en op welke manier.

Uw privacy is belangrijk voor ons. In deze privacyverklaring staat welke persoonsgegevens door Ines Terstappen Maatwerk worden verzameld en/of verwerkt, met welke reden en op welke manier.

Bij Ines Terstappen Maatwerk houden ze zich aan de regels zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die informatie bevatten over een persoon of die met een persoon in verband kunnen worden gebracht. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn namen, adresgegevens en e-mailadressen.

Wat wordt verstaan onder het
verwerken van persoonsgegevens?

Met het verwerken van persoonsgegevens wordt bedoeld het verzamelen, opslaan, gebruiken, doorgeven, wijzigen of verwijderen van gegevens die persoonlijke informatie bevatten of tot een persoon te herleiden zijn.

Van wie hebben wij
persoonsgegevens?

We verzamelen persoonsgegevens van personen die direct of indirect contact met ons hebben (gehad). Dat zijn onder andere: klanten, personen die verbonden zijn aan een bedrijf of organisatie waarmee we een zakelijke relatie hebben (gehad) of in de toekomst willen verkrijgen en personen die interessen tonen in dit bureau.

Hoe komen wij aan uw
persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens verkrijgen wij:

Van uzelf, bijvoorbeeld telefonisch, via het contactformulier op de website of in een zakelijke overeenkomst die u met ons aangaat;
Via derden (bijvoorbeeld partijen waar we mee samen werken), al dan niet met uw (directe) toestemming;
Via openbare bronnen, zoals openbare registers, gemeentelijke archieven en onze sociale media kanalen.

Welke persoonsgegevens
verwerken we?

Afhankelijk van uw relatie met ons bureau, verzamelen en verwerken we de volgende persoonsgegevens:

Gegevens over wie u bent

Denk hierbij aan uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en uw functie of bevoegdheid binnen een bedrijf of organisatie.

Gegevens die nodig zijn voor uitvoering van onze diensten

Hieronder vallen bankgegevens (rekeningnummer & naam rekeninghouder), KvK-gegevens, gegevens vanuit het Kadaster, correspondentie en alle andere gegevens die gerelateerd zijn aan onze dienstverlening. In sommige gevallen zijn we wettelijk verplicht om uw geslacht en BSN-nummer te verzamelen en verwerken, bijvoorbeeld voor de aanvraag van een omgevingsvergunning.

Gegevens die iets zeggen over het gebruik van onze website & sociale mediakanalen

Hieronder vallen IP-adressen, cookies, apparaat gegevens en reacties of berichten die u achterlaat op onze sociale mediakanalen.

Gegevens die we van andere partijen ontvangen

Hieronder vallen persoonsgegevens die door een derde partij aan Ines Terstappen Maatwerk verstrekt worden, bijvoorbeeld wanneer deze partij dit bureau inschakelt voor de uitvoering van een overeenkomst die deze partij met u heeft.

Waarvoor en op welke grondslag gebruiken we uw persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens om een of meer van de volgende redenen:

Om een zakelijke relatie en/of overeenkomst aan te kunnen gaan

Wanneer u contact opneemt om (opnieuw) klant bij Ines Terstappen Maatwerk te worden, aanvullende diensten af te nemen of interesse te tonen in onze diensten, verzamelen en verwerken wij uw persoonsgegevens. Die hebben we nodig om u terug te kunnen bellen of een offerte aan te kunnen bieden. De grondslag voor het verzamelen van deze gegevens is uw toestemming om deze gegevens te verwerken en/of dat wij een gerechtvaardigd belang hebben.

Om een overeenkomst uit te voeren

Wij zijn u graag goed van dienst. Onze werkzaamheden voeren we uit conform de afspraken die zijn vastgelegd in een overeenkomst (offerte/contract). Daarbij verwerken we de persoonsgegevens die voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk zijn. De uitvoering van de zakelijke overeenkomst is de grondslag voor het verwerken van de daarvoor benodigde persoonsgegevens. Daarnaast is het mogelijk dat u toestemming heeft gegeven of dat we een wettelijke verplichting hebben om bepaalde persoonsgegevens te verwerken.

Om te kunnen samenwerken met derden

Voor de uitvoering van onze projecten is het noodzakelijk om samen te werken met derden, zoals constructeurs, aannemers en leveranciers. De grondslag voor het delen van bepaalde persoonsgegevens met derden is de uitvoering van een overeenkomst of een wettelijke verplichting. Het is bijvoorbeeld wettelijk vastgelegd dat constructies door een constructeur moeten worden berekend. In alle gevallen waarin wij gegevens willen delen, maar dit niet via een van de eerder genoemde grondslagen kan, vragen wij uw toestemming.

Om ons aan de wet te houden

Als onderneming zijn we wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken, bijvoorbeeld voor onze boekhouding. In dit geval is wettelijke verplichting de grondslag voor de verwerking van uw gegevens.

Voor uitvoering van bedrijfsprocessen, relatiebeheer of archivering

Om onze werkzaamheden te kunnen uitvoeren, is het noodzakelijk dat we een goed overzicht hebben van onze klantrelaties. We maken gebruik van persoonsgegevens om onze bedrijfsprocessen in kaart te brengen en onze diensten te optimaliseren. De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens is de zakelijke overeenkomst die we hebben gesloten, de toestemming die u heeft verleend, een gerechtvaardigd belang dat we hebben of een wettelijke verplichting om persoonsgegevens te archiveren.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we de gegevens gebruiken en zo lang de wet ons verplicht om ze te bewaren. In Nederland bedraagt de wettelijke bewaartermijn in de meeste gevallen 7 jaar. Deze termijn geldt bijvoorbeeld voor zakelijke overeenkomsten en facturen, maar ook voor (e- mail) correspondentie en door ons vervaardigde tekeningen. Wanneer het contact met u niet leidt tot een overeenkomst of zakelijke relatie, worden uw persoonsgegevens binnen één maand door ons verwijderd.

Met wie delen we uw persoonsgegevens?

Om u goed van dienst te kunnen zijn en ons bureau goed te laten functioneren, delen we bepaalde persoonsgegevens binnen en buiten onze organisatie. Daarbij gaat het om:

Het intern delen van gegevens met afdelingen of medewerkers van ons bureau, omwille van onze bedrijfsvoering;
Het delen van gegevens met overheidsinstanties, bijvoorbeeld om een omgevingsvergunning aan te vragen bij de gemeente;
Het delen van gegevens met dienstverleners die voor ons werken, zoals onze boekhouder of IT- beheerder;
Het delen van gegevens met de bedrijven waar we mee samenwerken, zoals aannemers of adviseurs.

Wanneer we persoonsgegevens delen met externe partijen, delen we alleen de gegevens die deze partijen nodig hebben om specifieke werkzaamheden te kunnen verrichten. We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een zakelijke overeenkomst of wanneer u daarvoor toestemming heeft verleend. Om de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen, gaan wij met externe partijen een verwerkersovereenkomst aan. Hierin leggen we vast hoe de deze partijen omgaan met de via ons verkregen persoonsgegevens.

Hoe gaan wij om met uw persoonsgegevens?

We vinden het belangrijk om zorgvuldig met uw persoonsgegevens om te gaan. We zorgen voor goede en up-to- date beveiliging van onze systemen, zoals een beveiligde internetverbinding en antivirussoftware op onze server en computers. In het arbeidscontract van onze medewerkers is vastgelegd dat zij op een vertrouwelijke manier met persoonsgegevens moeten omgaan. Onze medewerkers hebben alleen toegang tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun functie. In de voorwaarden van onze overeenkomsten met u, is vastgelegd dat wij op een vertrouwelijke omgaan met uw persoonsgegevens.

Recht op bezwaar

Bepaalde persoonsgegevens verwerken we omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. We slaan gegevens op als u interesse toont in onze diensten, bijvoorbeeld door het invullen van het contactformulier op onze website. U heeft het recht om daar bezwaar tegen te maken. We wegen dan opnieuw af of we deze persoonsgegevens voor dit doel mogen opslaan of verwerken. We informeren u over onze beslissing en motivatie. Wanneer uw belang zwaarder weegt dan dat van ons, zullen wij de verwerking staken.

Waar kunt u terecht met uw vraag, verzoek of klacht?

Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen, wilt u gebruik maken van uw rechten of heeft u een klacht naar aanleiding van de verwerking van uw persoonsgegevens of onze beslissing over uw verzoek? Stuur een e-mail naar maatwerk[at]inesterstappen.eu.

In alle gevallen informeren we u binnen één maand over de status. Komen we er samen niet uit? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.